Unified Archiving Eine neue Generation von Archivierungslösungen eröffnet neue Möglichkeiten

Warum Unified Archiving?

Die Anforderungen an Archivierung steigen aufgrund von Compliance-Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben wie z.B. GDPdU, BAO oder OR und damit die Notwendigkeit zu unveränderbarer Dokumentation von Arbeitsergebnissenund Prozessschritten mittels Langzeitarchivierung. E-Discovery, die unternehmensübergreifende Suche und Bereitstellung von Informationen, erfordert leistungsstarke Recherchefunktionen in archivierten Informationen.

Zukunftssichere Archivierungskonzepte sind von folgenden Trends geprägt:

• Archivierung wird Bestandteil aller Geschäftsprozesse werden.
• Ein deutlich größeres Volumen und neue Informationstypen werden archiviert und wieder gefunden werden müssen.
• Suche richtet sich nicht mehr nur auf einzelne Informations-typen, sondern übergreifend auf alle Informationen unabhängig von Typ und Format.
• Vor 20 Jahren begann man Datenhaltung nicht mehr anwendungsspezifisch, sondern zentral mit DBMS umzusetzen. Analog dazu verlagert sich die Archivierung von den Anwendungen weg zu einer zentralen Infrastruktur hin.
• Der Zugriff auf archivierte Daten muss eng und möglichst transparent mit bestehenden Anwendungen verknüpft werden.
• Neue Archivierungskonzepte unterstützen Unternehmen bei der Datenverwaltung über Lebenszyklen von Anwendungen hinweg.

Vorteile einer zentralen Archivierungsinfrastruktur

• Single Instancing – Nur ein zentrales System kann feststellen, ob Daten bereits abgelegt wurden und Dubletten vermeiden. So kann Speicherplatz kostenoptimal genutzt werden.
• Retention Management – Das Archiv wacht über Aufbewahrungsfristen archivierter Dokumente und unterstützt damit Anwendungssysteme, die diese Funktion nicht bieten. Aufbewahrungsfristen können damit optimal gesteuert werden.
• Search Fulltext/Attribute – Eine leistungsfähige Suchfunktion nach Attributen oder Textinhalten unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte erleichtert das Finden von Informationen. Recherchierbar sind alle Dokumente aus allen Archivanwendungen, von E-Mails über Daten bis zu SAP-Dokumenten.
• Versioning – Für die Trennung unterschiedlicher Arbeitsstände von Dokumenten, an deren Erstellung mehrere Personen beteiligt sind, steht eine leistungsstarke Versionierung bereit.
• Storage Service – Speichertechnologien kommen und gehen. Der Brückenschlag zwischen ihnen gestattet mit dg hyparchive langfristige Aufbewahrung zu geringen Kosten durch umfassende Migrationsfunktionen.
• Access Management – Eine zentrale Rechteverwaltung unterstützt die Abgrenzung von Anwenderrechten. Selbst wenn die Anwendung, die Archivinhalte erzeugt hat, gar nicht mehr im Betrieb ist. Das Access Management unterstützt sowohl die einfache gruppenbasierte Rechteverwaltung als auch den variantenreichen Zugriffsschutz auf Dokumentenebene.
• Rendition Service – Damit in einigen Jahren sicher auf die Inhalte von Dokumenten zugegriffen werden kann, bietet der Rendition-Service die Möglichkeit, inhaltsgleiche Kopien von Dokumenten zu erzeugen und mit abzulegen. Diese Kopien werden in Datenformaten erzeugt, die standardisiert sind und alle relevanten Informationen beihalten z.B. PDF/A, TIFF.
• Omni Access – Die archivierten Informationen stehen natürlich über die generierende Anwendung im Zugriff. Darüber hinaus kann auch unabhängig davon rechtebasiert über die dg hyparchive Clients darauf zugegriffen werden.

Die innovative Unified-Archiving-Architektur von dataglobal

Dreidimensionaler Mehrwert durch Unified Archiving

1.) IT-Strategie

• Konsolidierung aller unternehmensweiten Archivierungsbelange in einem System und mit einheitlichem Zugriff.
• Unabhängigkeit von der zugrundeliegenden Speichertechnologie und dem Lebenszyklus von Anwendungen.

2.) Compliance

• Alle Compliance-Anforderungen an die Aufbewahrung von Informationen werden revisionssicher erfüllt.
• Übergreifende Konzepte für das Management von Aufbewahrungs-fristen (Retention Management) werden etabliert.

3.) Kosten

• Drastische Reduktion von Speicherbedarf und damit Kosten durch die übergreifende Vermeidung von Dubletten.
• Ablösung von kostenintensiven Archivierungssilos zugunsten einer effizienten Plattform.