Die KHS AG - international tätiger Hersteller von Abfüll- und Verpackungsanlagen für die Getränke-, Food- und Non-Food-Branche - ist 1993 aus einem Zusammenschluss der 1868 gegründeten Holstein & Kappert AG, Dortmund, und der 1887 gegründeten Seitz-Werke GmbH, später SEN AG, Bad Kreuznach, entstanden. Das Unternehmen ist eine 100%ige Tochtergesellschaft der Klöckner-Werke AG. Neben den ausländischen Produktionsstätten in USA, Mexiko, Brasilien, Indien und China verfügt die KHS AG über mehrere deutsche Werke.
Der KHS-Konzern realisiert heute mit mehr als 4.600 Mitarbeitern weltweit einen Umsatz von über 930 Millionen Euro. Das Unternhemen ist einer der Weltmarktführer und bevorzugter Lieferant der Verpackungsindustrie mit Fokus auf Getränke-Applikationen und komplette Anlagen.
www.khs.com

Herausforderung und Lösung:

Die KHS AG verarbeitet heute eingehende Rechnungen automatisch. Die Basis der automatisierten Verarbeitung bildet das Archivsystem dg hyparchive.
Nach der Erfassung der Belege über bpi ScanMagic in der zentralen Poststelle werden die Dokumente mittels der Erkennungssoftware insiders smartFIX Invoice analysiert.

Durch einen Abgleich mit den in SAP erstellten Bestellungen werden unter Berücksichtigung fest definierter Regelwerke ein Großteil der Buchungen automatisch durchgeführt. Für Rechnungen, die diesen Regeln unterliegen, ist so eine vollautomatische Verarbeitung von der Erfassung bis zur Endablage geschaffen worden. Die archivierten Belege werden über Standad-Schnittstellen mit den zugehörigen SAP-Vorgängen verknüpft, so dass eine Recherche der Eingangsrechnung direkt aus SAP erfolgen kann. Die Mitarbeiter werden via E-Mail über zu bearbeitende Aufgabe informiert und nötigenfalls über ein mehrstufiges Eskalationsverfahren in der Folge erinnert.

Fazit:

Mit Hilfe dieses Prozesses verarbeitet die KHS ca. 900 - 1100 Kreditorenrechnungen täglich. Parallel dazu werden an den Standorten die dazugehörigen Lieferscheine gescannt und automatisch zugeordnet.
Alle Prozessschritte werden detailliert dokumentiert und abschließend ebenfalls archiviert. Eventuelle Anfragen zu bereits abgeschlossenen Rechnungsvorgängen können seitens der Kreditorengruppe zeitnah beantwortet werden.

Implementierungspartner: bpi solutions gmbh & co.kg